Terug naar kantoor, maar hoe?

Veel organisaties zijn nog druk bezig met de gevolgen van het coronavirus op de dagelijkse praktijk. Toch vragen we ons steeds meer af hoe het moet als we straks weer teruggaan naar kantoor.

Het moment dat we weer naar terug naar kantoor kunnen lijkt te naderen. De boodschap is wel dat we moeten wennen aan anderhalve meter afstand houden om te voorkomen dat het virus aan een nieuwe uitbraak begint. En dat maakt naar het werk gaan al een enorme uitdaging voor de gebruikers van het openbaar vervoer.

Thuiswerk is nieuwe norm

Veel trendwatchers voorspellen dat door het coronavirus thuiswerk met gebruik van virtuele middelen definitief is doorgebroken en zelfs de nieuwe norm wordt. Vooropgesteld, voorspellingen komen meestal niet uit. Dat geldt inmiddels zeker voor het voorspelde gebruik van technologie in het werk.

Werkt iedereen massaal thuis?

De mens is een groepsdier. En dat blijkt ook uit diverse recente onderzoeken waarin ze aangeven dat ze terugverlangen naar kantoor, naar hun collega’s, naar de informele gesprekken, zelfs – ja, je leest het goed – naar de kantoortuin. Verstandige organisaties bereiden zich dan ook voor op het moment dat gaat komen. Zij gaan nu aan de slag, zodat het straks goed verloopt. Hierna een aantal zaken waaraan u kunt denken.

Het nieuwe werken?

Eerst maar eens een misverstand uit de wereld helpen. Thuiswerken is natuurlijk niet gelijk aan wat voorheen het nieuwe werken werd genoemd. Het nieuwe werken is een werkstijl. Gebaseerd op uitgangspunten als sturen op resultaat, eigen verantwoordelijkheid en vertrouwen. En vooral ook op de vrijheid voor medewerkers om meer zelf te beslissen waar en wanneer ze hun werk verrichten. Tijd- en plaatsonafhankelijk werk dus en activity based, oftewel je kiest de plek die het best bij je activiteit past. Thuis is dan slechts één optie. Verplicht vijf dagen thuiswerken heeft dus weinig met het nieuwe werken te maken. Vooral niet als je kijkt hoe veel organisaties het nu toepassen. De belangrijkste gedachte achter het nieuwe werken is: wees helder over wat het werk moet opleveren, dan kan het hoe worden overgelaten aan de medewerkers zelf. Zij kunnen namelijk als geen ander bepalen wat de meest efficiënte en effectieve manier is om hun werk te verrichten. Organisaties die een dergelijke werkstijl hebben ingevoerd, merken dat er minder vergaderingen nodig zijn en zien een drastische reductie van het aantal e-mails. Want als het helder is voor mensen wat ze te doen hebben, is er minder overleg nodig.

Op een moderne manier werken

Wat kun je dan doen om een moderne manier van werken in te voeren? Vijf belangrijke aandachtspunten.

  1. Maak per team heldere resultaatafspraken
  2. Maak per team heldere werkafspraken
  3. Bespreek of werken elders kan dan op kantoor
  4. Geef mensen de spullen die ze nodig hebben. In de haast van afgelopen weken zijn mensen vaak met alleen een laptop en mobiel naar huis gestuurd
  5. Geef software om samen te werken.

Waarvoor een kantoor?

Een organisatie die vanuit een visie het nieuwe werken wil invoeren, denkt de komende tijd ook na over wat de functies van een kantoor eigenlijk zijn. Individueel werken kan met de juiste middelen overal. Dus kantoren met grote aantallen individuele werkplekken behoren eigenlijk tot het verleden. In feite heeft een kantoor nog maar drie functies: ontmoeten, overleg en communiceren. Deze functies vergen een ander kantoorconcept dan het traditionele. Natuurlijk zijn er nog wel individuele werkplekken om bijvoorbeeld even tussen een paar ontmoetingen en een overleg te kunnen werken. Maar een belangrijk deel van de ruimte is gericht op interactie. Omdat organisaties de anderhalvemeternorm moeten gebruiken, lijkt het moment daar om veel bureaus te verwijderen en ruimte te creëren voor de andere functies. Natuurlijk met voldoende afstand. Overgebleven bureaus en stoelen kunnen naar mensen die thuis nog geen ergonomisch verantwoorde werkplek hebben.

Allemaal tegelijk naar kantoor?

Het lijkt onwaarschijnlijk dat we bij terugkeer naar wat inmiddels het ‘nieuwe normaal’ heet, in één keer allemaal weer naar kantoor kunnen.

Een aantal suggesties om het anders aan te pakken.

Gesplitste teams: Op dit moment zien we dat een aantal organisaties waarbij mensen aanwezig moeten zijn op kantoor de teams hebben gesplitst. Of A- en B-teams hebben gemaakt die afwisselend op kantoor zijn. Je kunt ook denken aan verruimde werktijden, bijvoorbeeld van 7 tot 12 uur en van 12.30 uur tot 18.30 uur.

Variëren met werkdagen: Een andere variant is variëren met werkdagen. Denk bijvoorbeeld aan een groep die maandag en dinsdag op kantoor is en woensdag, donderdag en vrijdag thuiswerkt. En een andere groep precies andersom. Om de week wisselen de groepen. En ook werkdagen van negen uur zijn een optie om het aantal aanwezigen in het kantoor te spreiden.

Kantoor in het weekend geopend. En ten slotte: als je werkelijk het nieuwe werken invoert, bepalen mensen hun werktijden en -dagen in hoge mate zelf.



X

Inschrijven Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte gehouden worden? Gebruik dan onderstaand formulier om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

We houden je gegevens privé en zullen deze niet delen met derden. Lees ons privacybeleid voor meer informatie.
X

Inschrijven Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte gehouden worden? Gebruik dan onderstaand formulier om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

We houden je gegevens privé en zullen deze niet delen met derden. Lees ons privacybeleid voor meer informatie.